Katerina Kovaleva (kovaleva) wrote,
Katerina Kovaleva
kovaleva

Что такое контакт-репорт

По просьбам трудящихся рассказываю, что это. Но сначала скажу, кому он не нужен, чтобы вы не рвались напрасно сквозь дальнейшие буквы.

Контакт-репорт не нужен в трех случаях:

  • в компаниях, которые ведут простые по структуре проекты типа «заказал-привез»;

  • в компаниях, где никто не утруждает себя соблюдением договоренностей;

  • в компаниях, организованных по армейскому принципу, где всегда ясно, за кем последнее слово.

Итак, контакт-репорт. Инструмент компании западного типа, которая ведет сложные проекты.

Это документ, который пишется по результатам любого делового контакта — личной встречи, звонка, телеконференции. Количество сторон бывает от двух до бесконечности. Он является промежуточным документом, обеспечивающим продвижение проекта.

Цель контакт-репорта — зафиксировать договоренности, и поэтому он состоит из трех колонок: что делается, кто делает и к какому сроку. На этом изящная простота заканчивается, и начинается сложная внутренняя суть.

Лирическое отступление. Нормальная западная компания желает получить от сотрудника все, что он в состоянии ей дать. Все его полезные мысли, идеи и опасения. Железное правило для каждого присутствующего на встрече — что-нибудь гавкнуть. В соответствии с позицией внутри компании позволено гавкнуть определенное количество раз. Формулируется правило так: «Если вы сидите за столов переговоров, значит, кто-то из вышестоящих пожелал вас там видеть». В этот момент возникает много словесного мусора, потому что люди не всегда предлагают оптимальные решения. Несмотря на то, что положено высказываться от нижестоящего к вышестоящему, чтобы люди не боялись противоречить начальству, мнение начальства не является решающим. Более того, если встреча затянулась, не удается качественно подвести итоги.

У меня в свое время были большие сложности с пониманием этого явления. Настолько большие, что моему начальнику приходилось толкать меня ногой, чтобы я успевала вовремя вставить свои пять копеек. Я долго не понимала, как можно высказываться по вопросам, о которых я еще не составила всестороннего мнения. Со временем это прошло, я и знаю больше, и в в состоянии пользоваться усеченным мнением на базе первых впечатлений.

Возвращаемся к контакт-репорту. Человек, который пишет контакт-репорт, должен полностью представлять себе будущее развитие сюжета. От того, что он зафиксирует в контакт-репорте, зависит жизнь проекта и отношения в команде. Его задача — внести туда только то, что будет для проекта хорошо, и вынести то, что для проекта плохо. В этот момент ему позволено вычистить тот самый словесный мусор, который возник по техническим причинам. Например, идею о том, что логотип должен быть представлен в 18 цветах, нужно убить. Более того, от автора контакт-репорта ожидается именно это: формулировка внятных договоренностей, учет полезных мнений и фиксирование реальных сроков. Когда это сделано, контакт-репорт высылается всем участникам, чтобы они подтвердили договоренности. Если кто-то считает, что упущено нечто важное, самое время об этом сказать.

Положение осложняется тем, что не все участники понимают правила игры, и некоторые думают, что они должны не только высказать свое мнение, но и проследить, чтобы оно воплотилось в жизнь. Далеко не всегда нужно так поступать. Тот, кто не умеет определять, когда можно настаивать, а когда нет, вылетает из системы довольно быстро. Тем не менее, пока такие люди не вышли из процесса, они создают большие сложности и превращают контакт-репорты в помойку. Это плохо, таких ситуаций нужно избегать.

Когда контакт-репорт утвержден, им пользуются как напоминалкой при дальнейших действиях.

Еще раз подчеркну, что это не то же самое, что протокол встречи (там фиксируется все), отчет о встрече (там фиксируются нужные действия, но не проводится сложная фильтрация, потому что и так ясно, кто главный), не протокол о намерениях (это вообще юридический документ). Это внутренняя гайка коммуникационных процессов западного образца.

Tags: коммуникация
Subscribe

Posts from This Journal “коммуникация” Tag

  • ***

    Вчера наблюдала общение молодых марокканцев у себя под балконом. Выскочила на вопли — у нас-то так орут, когда кого-то убили и объясняют, что не зря.…

  • Гуглосоветы по коммуникации

    Три совета из книги How Google Works: 1. Не орите в письмах. Если надо на кого-то наорать, сделайте это лично. ОРАТЬ В ПИСЬМАХ слишком просто.
 2.…

  • Fun или fun

    Книга How Google Works показалась мне однообразной. Вся она про одно: «Наймите приличных людей и не мешайте им работать». Смешно правда,…

  • Post a new comment

    Error

    Anonymous comments are disabled in this journal

    default userpic

    Your reply will be screened

    Your IP address will be recorded 

  • 1 comment